Personvernerklæring

Sist oppdatert: 10.05.2018

Personvern

Personvern handler om retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger.
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger vi samler inn, hvordan og hvorfor vi samler de inn og hvilke rettigheter du som kunde har dersom dine personopplysninger er registrert hos oss.  Som kunde hos oss samles det inn informasjon om deg når du bestiller eller bruker tjenestene våre. Vi er forpliktet til å ivareta informasjonen om deg på en sikker måte.

Kontaktinformasjon finner du nederst på siden.

Personvernombud og kontaktinformasjon

Vi har et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Personvernombudet er en frivillig ordning og administreres av Datatilsynet. Forespørsler om innsyn, retting og sletting, samt meldinger om avvik håndteres av personvernombudet.

Henvendelser kan rettes til personvern@sia.no.

 

Personopplysninger som behandles

Når du blir medlem, leietaker eller på annen måte får et kundeforhold til SiA, eller hvis du benytter våre webskjemaer til å melde deg på kurs, besvare en undersøkelse eller søke om refusjoner, så lagres det personopplysninger om deg. Mer informasjon om hvilke typer personopplysninger som behandles får du her:

Barnehage

Hvis du har barn i en av våre barnehager lagrer vi personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødselsdato, sivil status, samt opplysninger om familieforhold, helseopplysninger om barnet og barnets adferd. I tillegg lagres bilder av barnet og det opprettes et brukernavn og passord for deg som bruker.

Vi bruker et pedagogisk verktøy til kartlegging av barns språklige utvikling, der barnets navn og fødselsdato registreres.

Bolig

Har du søkt om bolig hos oss eller om du er leietaker så lagres personopplysninger som navn, fødselsdato, adresse, e-postadresse, telefonnummer, informasjon om pårørende, studentkortID, skole/fakultet, familie/navn/fødselsdato, legeerklæring ved spesielle behov, medleietaker, samt at det finnes et kommentarfelt der du som bruker kan skrive en kommentar/melding til SiA Bolig.

Når du oppretter privat trådløst nettverk og bestiller TV-kanaler som leietaker i våre studentboliger, behandles personopplysninger som postnummer, studentboligbyggets navn, leilighetsnummer, e-postadresse, telefonnummer, IP- og MAC-adresse, feilmeldinger og brukernavn og passord til brukernes trådløse nett.

Spicheren

Når du blir medlem på Spicheren behandles personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødselsdato, kjønn og bankkortinformasjon. Itillegg lagres opplysninger sombankkontonummer, medlemskortnummer, medlemsstatus (aktiv/inaktiv), status avtalegiro, besøkslogg, fakturainformasjon, kjøpshistorikk, foresattes informasjon hvis du er under 18 år, kontraktstype og en kommunikasjonslogg.

Benytter du deg av personlig trener lagres det personopplysninger som navn, kjønn, fødselsdato, e-postadresse, telefonnummer, høyde, vekt og ønsket vekt. Det opprettes et treningsprogram, treningsdagbok, brukernavn og passord.

Dersom du tar en kroppsanalyse hos oss lagres det personopplysninger som navn, kjønn, fødselsdato, e-postadresse, telefonnummer, høyde, BMI, vurdering av fysisk helse og analyse av fysisk sammensetning. Det opprettes en treningsprofil med brukernavn og passord.

Sørbok

Når du oppretter en brukerprofil i appen Bok på Campuslagres det personopplysninger som telefonnummer og ditt studiested.

Når det opprettes et kundeforhold i forbindelse med varebestilling eller et kredittkjøp lagres det personopplysninger som navn, e-postadresse- adresse, telefonnummer, studieretning, ordrehistorikk og eventuelt referanse ved kjøp til offentlig eller privat virksomhet.

Helse

Hvis du har en konsultasjon hos SiA Helse lagres det personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-post, fødselsdato og tilstandsbeskrivelse.

Når du bestiller time via webskjema lagres det personopplysninger som navn, fødselsdato og telefonnummer.

Når du søker om støtte fra helsekassen, lagres det personopplysninger som navn, fødselsdato, studentnummer, kontonummer, telefonnummer, e-post adresse, innsendt problemstilling og kopi av kvitteringer.

Kultur

Når du kjøper billetter på nettet lagres det personopplysninger som navn, kjønn, adresse, telefonnummer, e-post adresse og kjøpshistorikk.

Hvis de er mottaker av nyhetsbrev fra oss lagres det personopplysninger som navn, adresse og e-postadresse, i tillegglagres informasjon om at du åpner e-postene, når du åpner dem, hvilke linker du klikker på, din IP-adresse, hvilken nettleser og hvilken e-postapplikasjon du bruker.

Kantiner.

Se Fellestjenester.

Fellestjenester

Har du et kundeforhold til oss som innebærer fakturering, lagres det opplysninger som navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, kontonummer og ordrehistorikk.
Gjelder dette et kundeforhold i barnehagene, lagres i tillegg, opplysninger som barnets navn, fødselsdato og adresse.

Fra Felles Studentsystem(FS) får vi overført informasjon om UiA-studenters navn, fødselsdato, telefonnummer, e-postadresse og siste registrerte semesteravgiftbetaling.

Studentorganisasjoner som søker om økonomisk støtte fra Sørbok kulturfond må oppgi organisasjonens navn, samt personalia, studentnummer og studiested for ansvarlig kontaktperson. I tillegg oppgis kontonummer og informasjon om prosjektet det søkes om støtte til, samt budsjetterte inntekter og utgifter.

Ved påmelding til kurs eller andre arrangementer registrerer du hovedsakelig navn og kontaktinformasjon. Dersom det skal være bespisning ber vi deg som oftest oppgi informasjon om allergier.

Spørreundersøkelser fra oss er anonyme slik at ingen data kan spores tilbake til deg.

Informasjonskapsler

Når du besøker sia.no, kan det lagres eller hentes informasjon om nettleseren din, for det meste i form av informasjonskapsler. Denne informasjonen kan være om deg, dine preferanser eller enheten din, og den brukes hovedsakelig for å få nettstedet til å fungere som forventet. Informasjonen kan vanligvis ikke identifisere deg, men den kan gi deg en mer personlig brukeropplevelse. Vi respekterer din rett til personvern så vi har lagt til rette for at du kan velge å blokkere enkelte typer cookies. Nederst på sia.no klikker du på Cookiesog velger de forskjellige kategorioverskriftene for å finne ut mer og eventuelt endre standardinnstillingene. Å blokkere noen typer cookies kan påvirke din opplevelse av nettstedet og tjenestene vi kan tilby.

Google Analytics

Vi benytter analyseverktøyet Google Analyticsfor å studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettsiden. Dataene som samles inn brukes for å optimalisere brukeropplevelsen og tilpasse innholdet på nettsiden. I henhold til Googles retningslinjer for bruk av Google Analytics samles det ikke inn personlig informasjon om brukerne. Dataene som samles inn lagres på Googles servere. Du kan lese mer om hvordan Google samler inn og beskytter data her.Det er mulig å reservere seg mot all registrering i Google Analytics ved å installere et tillegg i nettleseren:Google Analytics Opt-out Browser Add-on.

Formål med behandlingen

Vi samler inn persondata for å kunne administrere kundeforholdet ditt og oppfylle de forpliktelser vi har overfor deg som kunde. Utover dette har de ulike virksomhetsområdene våre ulike behov for persondatabehandling. Mer informasjon om dette finner du her:

Barnehage

Familieforhold, foreldres sivilstatus og kontaktinformasjon lagres for å ivareta dialogen mellom barnehage og hjem på best mulig måte. Bilder fra og beskrivelser av barnehagehverdagen lagres for å kunne formidle til foreldrene hva som skjer i barnehagen. Vi behandler opplysninger om helse og adferd for å kunne tilrettelegge hverdagen på best mulig måte for barna..

Bolig

Informasjon om medleietaker, familie og pårørende behandles for å imøtekomme krav fra myndigheter ved ulykker.

Spicheren

Bankkontonummer, medlemsnummer, kontraktstype, medlemsstatus og faktura-/betalingsinformasjon lagres for å sikre forsvarlig forvaltning av medlemskapet ditt.

Informasjon om dine foresatte kreves kun dersom du er under 18 år. Dette skyldes at vi må ha sikkerhet for medlemskapet ditt blir betalt (avtalegiro).

Kjønn, høyde, vekt og eventuelt ønsket vekt er data som har betydning for treningsdagboken som våre personlige trenere skal sette opp for deg.

Hvis du tar en kroppsanalyse hos oss lagrer vi kjønn, høyde, vekt, treningsprofil, kroppsanalysedata, vurdering av fysisk helse og analyse av fysisk sammensetning slik at resultater fra ulike perioder kan sammenlignes.

Sørbok

Personalia, ordrehistorikk, studieretning og/eller referanse lagres for å kunne sende korrekt faktura til rette vedkommende.

Mobilapplikasjonen Bok på Campuslagrer studiested for å knytte deg til riktig studentbokhandel.

Helse

Ved konsultasjon lagres en beskrivelse av din tilstand. Dette gjøres blant annet for å kunne henvise til adekvat behandling og observere endring i tilstand over tid.

Ved timebestilling på nett ber vi deg om å oppgi hva du ønsker hjelp til. Dette gjør vi for å kunne hjelpe deg på best mulig måte, f.eks. ved å gi deg time hos en person med relevant kompetanse.

For at du skal kunne få refusjon fra helsekassen må vi vite type helseproblem og hvilke utlegg du har hatt. Derfor må du laste opp kopi av kvitteringer. Vi må også ha kontonummeret ditt for å kunne utbetale et eventuelt støttebeløp.

Kultur

Vi samarbeider med Ticketmasterom salg og distribusjon av billetter til våre arrangementer. Forsvarlig behandling av dine personopplysninger sikres gjennom en databehandleravtale mellom SiA og Ticketmaster. I tillegg kan du lese deres personvernerklæring: https://www.ticketmaster.no/help/footerny/personvern/privacypolicy.no-no.html?language=no-no&tm_link=tm_i_12

For å forbedre innholdet og relevansen av våre nyhetsbrev, analyserer vi data om deg og hvordan du bruker nyhetsbrevene.

Fellestjenester

For å imøtekomme skattemyndighetenes krav til rapportering om barnehagebetaling må vi behandle informasjon om barns og foreldres navn, adresse og personnummer, samt årlig innbetaling til barnehageopphold.

Ved inkassosaker sender vi informasjon om kunders reskontro (fakturaer, kreditnotaer, innbetalinger, purringer) til inkassopartner.

Enkelte av våre tjenester er eksklusive for studenter, mens andre er åpne for alle, men de er da prisdifferensierte. For å kunne sjekke at dette overholdes lagrer vi informasjon om UiA-studenters betaling av semesteravgift.

For å kunne vurdere behovet for støtte og eventuelt kunne overføre støttebeløp, må vi innhente budsjettall og kontonummer fra organisasjoner som søker om støtte fra Sørbok Kulturfond.

Grunnlaget for behandlingen

Som kunde samtykker du til behandling av personopplysninger. Personalia benyttes for å oppfylle kjøpsavtalen mellom kunde og bedrift. Grunnlaget for dette er personvernforordningens artikkel 6 b).

Grunnlaget for å behandle opplysningene som brukes til markedsføring er personvernforordningen artikkel 6 a). Disse brukes etter et samtykke som kunden kan frasi seg til enhver tid.

Lagring av personopplysninger

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge du har et kunde- eller medlemsforhold til oss. I den grad vi har rettslig plikt til lagring kan vi lagre noe informasjon over en lengre periode, for eksempel som følge av plikt til oppbevaring av regnskapsdata.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Har du barn i en av våre barnehager overfører vi følgende opplysninger om deg, ditt barn og den andre forelderen til Skatteetaten via Altinn: navn, adresse og fødselsnummer, samt årets innbetalte beløp for barnehageplass.

Hvis du ikke betaler en eller flere av fakturaene du får fra oss vil vi etter en stund måtte sende kravet til inkasso. Da oppgir vi navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og reskontro til en av våre samarbeidspartnere på inkassovirksomhet.

Dersom du leier studentbolig av oss og det er mistanke om at du misbruker nettet, utleverer vi IP- og MAC-adresse samt telefonnummer til UiA dersom Politiet begjærer informasjonen utlevert. UiA leverer så informasjonen videre til Politiet.

Liste over hvem som bor på hvilke adresser og i hvilke hybler sendes til Posten regelmessig. Dette for at postbetjenten skal vite i hvilken postkasse posten skal legges.

Liste over beboeres navn og adresse sendes også til Securitas. Dette gjør vi både for i ivareta et godt bomiljø og av hensyn til liv og helse ved kritiske hendelser som f.eks. brann.

Vi deler ikke dine personopplysninger for kommersielle eller markedsføringsformål uten ditt samtykke.

Dine rettigheter

Vi er forpliktet til å følge gjeldende regler om personvern. Disse reglene gir deg blant annet rett til å:

  • Få innsyn i personopplysninger vi har lagret om deg.
  • Få dine personopplysninger slettet.
  • Få uriktige personopplysninger rettet.
  • Trekke og endre dine samtykker.
  • Kreve at opplysningene vi har om deg overføres til en tredjepart som du bestemmer.
  • Klage til Datatilsynet dersom du mener at vi ikke håndterer dine personopplysninger på lovlig måte.

Der disse retningslinjene ikke er åpenbare hvordan gjennomføres, kan du henvende deg til personvern@sia.no

Informasjonssikkerhet

I forbindelse med behandling av personopplysninger så foregår det løpende og organisatoriske tiltak for å opprettholde sikkerheten. Dersom vi utleverer personopplysning stilles det strenge krav til sikkerhetstiltakene hos tredjepart. I tilfeller hvor du oppretter egne brukerkontoer er det ditt ansvar å holde din egen påloggingsinformasjon konfidensiell.

Endringer

Denne personvernerklæringen vil oppdateres jevnlig og i tråd med personvernregelverket og de endringene som skjer hos oss.